企業文件管理系統在企事業單位的重要性

隨著企業的規模擴大和部門增多，在文檔管理方面面臨著不小的挑戰，嚴重影響著企業的進一步發展和信息化進程企事業單位在文件管理方面的問題有：

1、文檔眾多、類型多樣，散落存儲在員工個人手中或個人電腦上，需要查找調閱時東奔西跑，非常不便。

2、員工離職或調崗后，重要工作資料可能會丟失、外泄，嚴重威脅到企業的利益與安全。

3、數量龐大的文檔資料急切需要實現組織、歸檔、分類、檢索與查閱。

4、采用傳統的紙質管理，不僅容易丟失，而且大量復印、打印，紙張成本很高，浪費嚴重，利用效率也不高。

5、紙質文件不易保存，重要文件損壞后不可修復。

6、對于相對敏感的文檔不能實現安全監控、信息保護、信息安全傳輸、身份識別、權限控制等

為此企事業單位需要企業文件管理系統：

1）國產軟件

2）采用更高安全機制的文件共享解決方案

推薦使用Mobox享存作為應對解決方案。享存企業文檔柜管理使用網絡存儲技術（不采用windows目錄共享機制，從而繞開了445端口），可以快速便捷的在企業的任何有網絡環境的地點上傳下載工作資料和數據文件。這樣不僅將整個企業的文件資料做到了統一集中化管理，減少了文件資料占用的存儲介質空間，降低了文件在傳遞過程中感染病毒木馬的風險，而且實現了企業辦公的“隨時隨地”化，極大的提升了企業員工的工作效率，同時改善了員工的辦公體驗。

3）提供完善分級分權的文檔管理功能

系統分3級：（系統管理員）-》可以授權給（文檔柜管理員）-》可以授權給（文件夾管理員）。實現集團與分子公司間組織架構和職能既集中又能實現分權管理。

權限指定給（個人）、（角色）、（部門）、（單位）：可見、可展開目錄、瀏覽，上傳、下載、修改?等，完美的覆蓋各種權限需求